1. Projectdefinitie

 

1.1 Uitdaging

In het Reverse Engineering project wordt er gekeken naar de fases uit de levensloop van een product. Na een brainstormsessie is bij dit project een zorgbed als object uitgekomen. Allereerst moet er bekeken worden in welke fase het product zich momenteel begeeft. Hierop volgend zal het product uit elkaar worden gehaald om te kijken hoe het in elkaar zit. Na deze autopsie wordt er gekeken naar de volgende fase voor het product. “Hoe ziet de volgende vorm van het object eruit? Wat kan er veranderd worden waardoor het product nog beter kan werken in de huidige situatie?”

 

1.2 Aanleiding

Tijdens de minor Ergonomisch Ontwerpen is één van de opdrachten het herontwerpen van een bestaand product. Tijdens deze opdracht zullen bestaande producten onderzocht worden. Hierbij zal er gekeken worden naar de manier waarop deze momenteel in elkaar zitten en hoe deze op dit moment werken. Daarnaast zal er gekeken worden naar de levensfase waarin het object zich bevindt. Dit wordt gedaan door een productanalyse uit te voeren.
Wanneer de analyse en de autopsie zijn uitgevoerd zal het tweede deel van het project van start gaan. Tijdens dit deel zullen er aanpassingen gemaakt worden aan het bestaande product. Deze aanpassingen moeten er voor zorgen dat het product zich naar de volgende levensfase moet gaan verplaatsen.

Tijdens brainstormsessies zijn een aantal producten naar voren gekomen om dit project op te baseren. Uiteindelijk is de keuze gevallen op het zorgbed. Deze keuze is gemaakt omdat het opviel dat er eigenlijk maar weinig vernieuwing worden gemaakt aan het zorgbed. Doordat er toch vraag is naar veranderingen in het ontwerp van het zorgbed, wordt er verwacht dat er goede veranderingen gemaakt kunnen worden om de volgende levensfase van het zorgbed te laten beginnen.

 

1.3 Doelstelling

In 20 weken tijd wordt er door tien studenten van de minor Ergonomisch Ontwerpen een geteste, nieuwe functie toegevoegd aan het zorgbed, waardoor deze in een nieuwe levensfase terecht komt.

 

1.4 Projectresultaat

Na de 20 weken, die voor het project staan, heeft de projectgroep een getest prototype gemaakt dat het zorgbed vernieuwt en verbetert. Hierbij wordt ook een onderbouwd onderzoeksrapport opgeleverd.

 

1.5 Afbakening

Voor dit project moet er een autopsie worden voltooid op een product en uiteindelijk weer opnieuw gemonteerd worden voor een nieuwe levensfase. Tijdens dit project wordt er een volledige autopsie uitgevoerd op één zorgbed.

 

1.6 Effecten

Het zorgbed wordt verbeterd, waardoor er nieuwe functies aan het zorgbed komen. Sommige gebruikers en verzorgers kunnen baat hebben bij de nieuwe levensfase van het zorgbed, omdat er bestaande problemen worden verholpen. De verdere effecten zijn vooralsnog onbekend, omdat er nog geen ontwerp is voor de nieuwe levensfase van het zorgbed.

 

1.7 Gebruikers

De gebruikers van het nieuwe zorgbed kunnen alle mensen zijn die uiteindelijk in een zorgbed komen te liggen. Daarnaast kan het verzorgend personeel ook als gebruiker beschouwd worden, bijvoorbeeld bij handelingen aan het bed.

 

1.8 Randvoorwaarden

Er zijn in totaal 20 weken te besteden aan het Reverse Engineering project. Per week staan er 17 studie-uren per student die aan het project besteed mogen worden. Binnen de 20 weken moet er een autopsie op het zorgbed worden uitgevoerd, moet er een voorstel komen hoe het zorgbed te verbeteren is, moet dit prototype gemaakt en getest zijn en er moet een ondersteunend onderzoeksrapport geschreven worden. Het prototype moet te presenteren zijn tijdens de expositie. Het onderzoeksrapport moet voldoen aan de eisen die Avans Hogeschool heeft opgesteld. Voor het project is er een budget te besteden van €750,-.

 

1.9 Relaties met andere projecten

Er zijn geen relaties met andere projecten die het project kunnen beïnvloeden.

2. Activiteitenplan

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

3. Beheersplan

 

3.1. Tijd

Dit project duurt 20 weken en loopt van september 2017 tot januari 2018. De deadline voor het rapport is 13 oktober 2017. De projectgroep bestaat uit tien groepsleden. In totaal moet elk groepslid zeventien uur per week aan het project besteden.

 

​​

3.2. Geld

Door Avans Hogeschool is er een budget opgesteld van €750,-. Het is nog onduidelijk of er een budget wordt vrijgegeven door Zorginstelling Het Laar. Het is van belang dat er een projectbegroting wordt opgesteld en dat de grenzen van deze begroting niet worden overschreden. Daarnaast moet er in de gaten gehouden worden of de verwachte opbrengst van het project zal worden gerealiseerd.

​

3.3 Kwaliteit

Er is een planning gemaakt om ervoor te zorgen dat het gemaakte werk wordt ingeleverd vóór de gestelde deadlines. Er vindt regelmatig projectoverleg plaats tussen de projectgroep en de contactpersoon vanuit Zorginstelling Het Laar. Daarnaast zijn er wekelijks bijeenkomsten met de gehele projectgroep en de begeleider van Avans Hogeschool, Tom Bruijns.

 

3.4 Organisatie

De betrokken partijen binnen dit project zijn projectbegeleider van Avans Hogeschool Tom Bruijns, Zorginstelling Het Laar (contactpersoon Cinthy, Ergotherapeut) en projectgroep 3.

Het is van belang dat er transparantie en duidelijkheid is over de stappen die ondernomen worden. Iedere woensdag staat er een vergadering gepland met de begeleidend docent en de projectgroep, tijdens deze vergaderingen wordt de vooruitgang van het project gemonitord. Informatie wordt tijdig doorgespeeld tussen de betrokken partijen en op deze manier wordt gecontroleerd of alle partijen nog op één lijn zitten over het uiteindelijke resultaat.

 

3.5 Informatie

Er wordt zorgvuldig omgegaan met de verkregen informatie. Het is van belang dat er ruimte is om het project uit te voeren. Open communicatie tussen de betrokken partijen is belangrijk om eventuele onduidelijkheden te voorkomen of om zaken indien nodig te verduidelijken. De verkregen data en informatie worden verzameld en gedeeld in Google Drive. Alleen de projectgroep heeft hiertoe toegang. Daarnaast zal informatie en data via e-mail naar de begeleider van Avans en de contactpersoon van Zorginstelling Het Laar worden gestuurd. Het uiteindelijke verslag zal worden gecontroleerd op mogelijke spelfouten of inhoudelijke fouten.

 

3.6 Communicatie

Om de contacten te onderhouden tussen het project en de omgeving is het van belang om respect te tonen tegenover elkaar. Hierbij is het belangrijk om elkaar te laten uitpraten en afspraken na te komen. Iedereen moet de vergaderingen bijwonen. wanneer iemand verhinderd is, is het van belang dit tijdig kenbaar te maken.

3.7 Risicomanagement

 

Hier volgt een inventarisatie van de risico’s die tijdens of na het project kunnen ontstaan:

1. Niet uitkomen met budget

2. Planning niet aanhouden en in tijdnood komen

3. Te licht denken over het project

4. Onenigheid in de groep of met opdrachtgever

5. Slechte communicatie

6. Project blijkt niet haalbaar

7. Prototype werkt niet

8. Niet genoeg vraag naar product

9. Onvoldoende bewijs gevonden uit tests

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

 

 

Afbeelding 1. Tolerantiematrix

Analyse van de risico’s aan de hand van de tolerantiematrix:

 

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

 

Maatregelen om de risico’s te voorkomen, aanpassen of de schade te beperken.

1. Niet uitkomen met budget:

• Voorkomen: Begrotingen maken, budget afstellen met sponsor/opdrachtgever, uitgaven goed bijhouden en niet al te dure materialen gebruiken.

• Aanpassen: Begrotingen aanpassen, budget verhogen samen met sponsor/opdrachtgever en goedkopere materialen gebruiken.

• Schade beperken: Middelen die al aanwezig in de werkplaatsen gaan gebruiken en het budget niet verder overschrijden.

 

2. Planning niet aanhouden en in tijdnood komen:

• Voorkomen: Constant monitoren of de planning nog wordt gevolgd en of alles op tijd wordt ingeleverd.

• Aanpassen: Planning bijwerken, blijven volgen en extra tijd inplannen voor het project.

• Schade beperken: Extra tijd besteden aan het project om het nog tijdig af te kunnen ronden.

 

3. Te licht denken over het project

• Voorkomen: Goed inlezen over het project en een goede planning opstellen.

• Aanpassen: De groep zet een tand bij om het project te kunnen halen.

• Schade beperken: Wanneer het te laat is zal er een keuze gemaakt moeten worden om het ontwerp aan te passen zodat het toch nog haalbaar wordt.

 

4. Onenigheid in de groep

• Voorkomen: Vooraf duidelijke afspraken maken over de regels en communicatie.

• Aanpassen: Samen vergaderen en zoeken naar de beste oplossing wanneer er problemen zijn in de groep.

• Schade beperken: Wanneer er toch onenigheid ontstaat is het belangrijk om met elkaar in gesprek te gaan en samen tot een compromis te komen zodat beide partijen een klein deel moeten inleveren.

 

5. Onenigheid met de opdrachtgever

• Voorkomen: Onenigheid met de opdrachtgever kan worden voorkomen door in de beginfase van het project samen met de opdrachtgever de doelstelling duidelijk te krijgen. Daarnaast is het gewenst om tijdens het project met regelmaat de voortgang aan de opdrachtgever te laten zien. Door dit te doen, wordt er voorkomen dat er later blijkt dat het project toch een andere richting in had moeten gaan. 

• Aanpassen: Wanneer er toch is afgeweken van de oorspronkelijke doelstelling en deze dus niet meer gelijk is aan de doelstelling die samen met de opdrachtgever is opgesteld, wordt er teruggekeken naar het moment waar er van de doelstelling is afgeweken en dan worden de vanaf hier verder ondernomen stappen aangepast. Dit gebeurt tot de oorspronkelijke doelstelling weer wordt nagestreefd. 

• Schade beperken: Er wordt een gesprek met de opdrachtgever aangegaan zodat er samen tot een oplossing wordt gekomen voor het probleem. Wanneer er dus bijvoorbeeld onenigheid is over de doelstelling van het project, dan wordt deze zo aangepast dat het project nog wel haalbaar is. 

6. Slechte communicatie

• Voorkomen: Slechte communicatie wordt voorkomen door een vooraf een contract op te stellen waarin wordt beschreven wat de verwachtingen van elkaar zijn en welke consequenties er gelden wanneer hier niet aan voldaan wordt. 

• Aanpassen: Wanneer er iets fout is gegaan in de communicatie, wordt gekeken waar de fout lag en wordt dit in het vervolg aangepast. 

• Schade beperken: Wanneer slechte communicatie als gevolg heeft dat een deadline moeilijk haalbaar is, dan wordt er zo hard mogelijk doorgewerkt door de projectgroep om met een zo hoog mogelijke kwaliteit de deadline toch te halen.

 

7. Project blijkt niet haalbaar

• Voorkomen: Goede communicatie behouden met zowel de projectbegeleider en met Zorginstelling Het Laar. Iedereen weet wat er van de groep verwacht wordt en wat er uiteindelijk opgeleverd moet worden. De planning wordt goed in de gaten houden. Naast dit alles moet ook goed het budget in de gaten gehouden worden. Dit kan door altijd een beetje geld over te houden om tegenslagen zoals schade aan het product op te kunnen vangen.

• Aanpassen: Wanneer vroeg in het project blijkt dat het project niet haalbaar is kan er teruggevallen worden op het back-up plan. Het back-up plan is de Hand-steady verbeteren. Het overgehouden budget wordt gebruikt indien het product beschadigd raakt. Ook kan ervoor gekozen worden om het prototype dat opgeleverd wordt te versimpelen.

• Schade beperken: Het is mogelijk om het prototype dat opgeleverd wordt versimpelen zodat het project toch nog afgerond kan worden. Het is ook nodig om het op tijd aan te geven aan de projectbegeleider wanneer er problemen ontstaan met het budget, de planning of bij het vinden van materiaal voor het project.

 

8. Prototype werkt niet

• Voorkomen: Er vindt dan overleg in de groep plaats en er wordt een goede inventarisatie opgesteld over de mogelijkheden die het probleem van de zorgbedden kunnen oplossen.

• Aanpassen: Het overige budget wordt gebruikt om het prototype te repareren of aan te passen.

• Schade beperken: Er wordt op tijd begonnen met het maken van het prototype. Zo blijft er tijd over om tegenslagen op te vangen.

 

9. Niet genoeg vraag naar product

• Voorkomen: Bij de start van het project wordt er onderzocht of er genoeg vraag naar is. Dit op basis van meerdere partijen.

• Aanpassen: Het budget wordt gebruikt om het product te promoten. Er is een grote kans dat het project/product niet bekend is bij iedereen. Door middel van promoten komt er meer bekendheid.

• Schade beperken: Het promoten moet niet als redmiddel gebruikt worden, want dan is het al te laat. Het promoten van het product moet op tijd gebeuren.

 

10. Onvoldoende bewijs gevonden uit tests

• Voorkomen: Voordat de ontwerpfase begint moet er genoeg informatie zijn verzameld. Niet aan de hand van één onderzoek, maar meerdere. Op deze manier komen er genoeg resultaten uit.

• Aanpassen: Als er wordt opgemerkt dat er te weinig informatie is, moeten er meerdere onderzoeken worden gedaan.

• Schade beperken: Er wordt op tijd achteraan gegaan als blijkt dat er te weinig informatie bekend is.